Du học nghề hành chính văn phòng ở Đức – Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement/-in sẽ làm các công việc gì? Thu nhập ở Đức với họ ra sao? Cơ hội thăng tiến trong công việc thế nào? Lộ trình thực hiện gồm các thủ tục gì? Chúng ta cùng tìm hiểu nhé

Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement là vị trí nào?

Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement theo tiếng Việt là nhân viên văn phòng, nhân viên hành chính văn phòng hoặc chuyên viên quản lý văn phòng.

Với tư cách là nhân viên quản lý văn phòng, bạn chịu trách nhiệm về công việc tổ chức và hành chính. Bạn xử lý các thư từ khác nhau, chuẩn bị các bài thuyết trình và các mẫu quyết định hoặc theo dõi các cuộc hẹn với ban quản lý của bạn. Bạn hỗ trợ quản lý nguồn nhân lực trong việc lập kế hoạch triển khai nhân sự và mua các dịch vụ bên ngoài. Nhiệm vụ của bạn cũng bao gồm dịch vụ khách hàng và xử lý đơn hàng.

Trong mỗi doanh nghiệp, đây được coi là vị trí đảm bảo việc vận hành công việc trơn tru và theo quy trình chính xác. Bạn sẽ là người kết nối các bộ phận và hỗ trợ các công việc đơn giản cho họ.

Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement sẽ làm các công việc gì hàng ngày?

Bạn sẽ chủ yếu hoàn thành nhiệm vụ của mình bằng máy tính và công ty hoặc phần mềm dành riêng cho ngành. Bạn thường xuyên chuyển đổi giữa các nhiệm vụ đang chờ đợi bạn trong ngày. Điện thoại thỉnh thoảng lại đổ chuông. Đôi khi bạn nói chuyện điện thoại với khách hàng hoặc với nhà cung cấp dịch vụ mà bạn đã ủy quyền cho chủ lao động của mình.

Với tư cách là thư ký quản lý văn phòng, bạn xử lý các quy trình văn phòng hoàn chỉnh. Bạn lên kế hoạch và điều phối nhiều cuộc hẹn cũng như tiếp khách từ sếp của mình. Nếu sắp có chuyến công tác, việc lập kế hoạch và đặt chỗ cũng được thực hiện thông qua bạn.

Tùy thuộc vào lĩnh vực trách nhiệm của bạn, bạn cũng có thể làm việc trong các lĩnh vực như mua hàng và hậu cần, quản trị nhân sự, kế toán hoặc quan hệ công chúng. Các lĩnh vực trách nhiệm có thể có rất đa dạng và khác nhau tùy thuộc vào ngành cụ thể của người sử dụng lao động của bạn.

Trong cơ quan dịch vụ công, với tư cách là chuyên viên hành chính văn phòng, bạn sẽ chịu trách nhiệm tiếp xúc trực tiếp với công dân, chẳng hạn như bằng cách chấp nhận đơn đăng ký và tự mình xử lý hoặc chuyển tiếp đến các cơ quan có trách nhiệm. Bạn cũng có thể tham gia quản lý ngân sách và tiền mặt trong dịch vụ công.

Bạn dành phần lớn thời gian trong ngày trước màn hình tại nơi làm việc. Tình huống công việc của bạn thường xuyên thay đổi vì điện thoại đổ chuông và bạn phải chuyển từ kế toán sang dịch vụ khách hàng chẳng hạn.

Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement làm việc ở đâu?

Là nhân viên quản lý văn phòng, bạn có thể tìm được việc làm ở hầu hết các ngành. Các dịch vụ công, hiệp hội, tổ chức và nhóm lợi ích cũng cung cấp nhiều việc làm.

Ở Đức, một số ngành hiện tại đang cần nhân viên hành chính văn phòng là logistics và chuỗi cung ứng, các chuỗi cửa hàng ăn nhanh, các công ty công nghiệp nặng.

Quá trình du học nghề Đức hành chính văn phòng – Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement sẽ diễn ra thế nào?

Trong quá trình đào tạo với tư cách là thư ký quản lý văn phòng, bạn sẽ luân phiên giữa công ty và trường dạy nghề. Tại công ty, bạn sẽ tìm hiểu khía cạnh thực tế của công việc và đảm nhận các nhiệm vụ cụ thể. Tại trường dạy nghề bạn sẽ được cung cấp kiến ​​thức nền tảng về lý thuyết. Trong quá trình đào tạo, bạn phải giữ một sổ báo cáo về nhiệm vụ và hoạt động của mình để làm bằng chứng về quá trình đào tạo. Người hướng dẫn của bạn sẽ kiểm tra sổ báo cáo của bạn thường xuyên.

Vào giữa năm đào tạo thứ hai, bạn sẽ hoàn thành bài kiểm tra trung cấp viết và khi kết thúc khóa đào tạo, bạn sẽ có 3 bài kiểm tra cuối kỳ viết và một bài thi vấn đáp đang chờ bạn. Sau khi vượt qua kỳ thi, bạn sẽ trở thành doanh nhân được nhà nước công nhận về quản lý văn phòng hoặc nữ doanh nhân được nhà nước công nhận về quản lý văn phòng.

• Năm 1: Nhập học trường nghề. Nhận vị trí thực tập ở doanh nghiệp. Học tiếng Đức B2 song song. Kết thúc năm 1 bạn sẽ thi viết giữa kỳ.
• Năm 2: Tiếp tục vừa học vừa làm. Trau dồi các kinh nghiệm, kỹ năng làm tập cho thuần thục.
• Năm 3: Tiếp tục vừa học vừa làm. Kết thúc năm 3 học viên sẽ phải thi cuối kỳ. Nó bao gồm bài thi thực hành và thi viết. Nếu đỗ kỳ thi này, bạn sẽ trở thành một chuyên viên quản lý văn phòng được nước Đức công nhận, có chứng chỉ để làm việc chính thức tại tất cả các doanh nghiệp.

Cơ quan chịu trách nhiệm là IHK (Phòng Công nghiệp và Thương mại) hoặc HWK (Phòng Thủ công mỹ nghệ). Nếu bạn hoàn thành khóa đào tạo của mình trong một công ty công nghiệp, bạn sẽ tham gia kỳ thi trước IHK. Trong trường hợp đào tạo trong doanh nghiệp thủ công, đây là trước HWK. Sau đó, bạn sẽ nhận được chứng chỉ của mình từ văn phòng có trách nhiệm.

Bạn sẽ học gì về nghề Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement?

Tùy thuộc vào trọng tâm của bộ phận và ngành của người sử dụng lao động, bạn sẽ học ở công ty cách nghiên cứu thông tin, lựa chọn hệ thống liên lạc cũng như cách chuẩn bị các chuyến công tác và báo cáo chi phí đi lại. Bạn cũng sẽ học cách so sánh các ưu đãi và thực hiện các phép tính.

Ngoài các môn giáo dục phổ thông tiếng Đức và kinh tế, xã hội học, trường dạy nghề còn dạy tiếng Anh và toán. Tùy thuộc vào trình độ chuyên môn tự chọn của bạn, bạn sẽ học những kiến ​​​​thức cơ bản về quản lý nhân sự, luật và hành chính, hoặc công việc hỗ trợ và thư ký trong các môn học cụ thể của công việc.

• Học cách ổ chức các chuyến công tác: Với tư cách là nhân viên quản lý văn phòng, bạn cũng là chuyên gia về khách sạn và kết nối giao thông: bạn tổ chức các chuyến đi cho đồng nghiệp của mình, chuẩn bị và lập hóa đơn cho họ.
• Cách thu hút khách hàng: Không có khách hàng thì không có hoạt động kinh doanh! Trong quá trình đào tạo, bạn sẽ học cách sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để thu hút và giữ chân khách hàng mới.
• Lập kế hoạch dự án: Lập kế hoạch tốt là điều quan trọng nhất đối với các dự án: các chuyên gia quản lý văn phòng biết cách chuẩn bị một dự án, đặt ra thời hạn dự án và ước tính chi phí.

Điều kiện du học nghề hành chính văn phòng Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement?

Nhìn chung, bạn cần tốt nghiệp THPT ở Việt Nam, cùng với đó là có chứng chỉ B1 còn thời hạn.Ngoài ra, nếu bạn có các yếu tố sau sẽ thuận lợi cho quá trình học nghề nhân viên bán hàng

Những môn học ở trường:

• Toán
• Tiếng Anh
• Tiếng Đức

Với điểm tốt các môn tiếng Đức, tiếng Anh và toán, bạn có cơ hội rất tốt để được nhận vào đào tạo. Nếu điểm của bạn ở những môn này không cao, bạn vẫn có triển vọng tốt nếu bạn có thế mạnh cá nhân phù hợp và nên thử ứng tuyển: Điều quan trọng nhất là bạn phải làm việc cẩn thận và chính xác.

Yêu cầu kỹ năng:

• Tò mò, ham học hỏi
• Tỉ mỉ, cẩn thận
• Sáng kiến ​​và sẵn sàng đưa ra quyết định
• Thích giao tiếp với mọi người

Bạn cũng nên sẵn sàng không ngừng mở rộng kiến ​​thức và quan tâm đến các lĩnh vực mới. Ngoài ra, với tư cách là một thư ký quản lý văn phòng tương lai, bạn nên có khả năng tự tổ chức tốt.

Điều kiện làm việc của Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement

Là nhân viên quản lý văn phòng, môi trường làm việc của bạn thường là văn phòng. Giờ làm việc linh hoạt và các chuyến công tác cũng là đặc trưng của nghề này và chỉ trong những trường hợp đặc biệt.

Nhưng quản lý văn phòng không phải chỉ là quản lý văn phòng đó. Môi trường làm việc của bạn có thể rất khác nhau, tùy thuộc vào công ty đào tạo và khu vực bạn làm việc. Vì vậy, bạn nên suy nghĩ kỹ xem công ty đào tạo nào và lĩnh vực công việc nào trong tương lai phù hợp với mình nhất.

Thu nhập của Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement có cao không?

Thu nhập của nhân viên hành chính văn phòng ở mức trung bình so với các nghề khác ở Đức.

Mức lương trong thời gian học nghề chuyên viên nhà hàng – Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement gồm có:

• Lương thực tập: Từ 953 € – 1.120 € (đã trừ thuế phí, có thể cao hơn)

Mức lương sau 3 năm học nghề, khi chính thức trở thành Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement gồm có:

• Theo chính sách của Đức, mức lương tối thiểu là 12,41€/ giờ (chưa trừ thuế phí). Vậy nếu bạn làm việc 8h/ ngày, 22 ngày/ tháng thì thu nhập của bạn vào khoảng 2184.16€/ tháng
• Tổng thu nhập hàng tháng từ 2.300€ – 2.800€. Lưu ý số tiền này chưa trừ thuế (khoảng 35%)

Bạn có phù hợp với nghề quản lý văn phòng – Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement không?

Bạn phù hợp với nghề thư ký quản lý văn phòng nếu

• bạn muốn làm việc ở văn phòng
• bạn có ít nhất bằng tốt nghiệp trung học cơ sở
• bạn muốn liên hệ với khách hàng
• bạn muốn làm việc về mặt hành chính và tổ chức

Bạn ít có khả năng phù hợp nếu

• bạn không muốn làm việc lúc nào cũng phải ngồi
• bạn muốn làm việc thủ công
• bạn không muốn liên hệ với khách hàng
• bạn không muốn làm việc theo cách hướng tới dịch vụ

Đào tạo thêm sau khi trở thành nhân viên bán hàng Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement

Sau khi hoàn thành khóa đào tạo, bạn có nhiều cơ hội đào tạo thêm, chẳng hạn như đào tạo thêm để trở thành chuyên gia về tổ chức văn phòng và dự án hoặc nhà kinh tế kinh doanh về truyền thông và quản lý văn phòng.

Du học nghề Đức hành chính văn phòng Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement với We Talent

Chương trình du học nghề hành chính văn phòng ở Đức của We Talent được liên kết với các tập đoàn lớn, uy tín hàng đầu nước Đức sẽ mang lại cơ hội làm việc, định cư tại quốc gia tốt nhất châu Âu. Để tham khảo chương trình, bạn vui lòng liên hệ trực tiếp qua các kênh thông tin của chúng tôi. Xin cảm ơn